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如何提升招标文件编制质量
发布时间:2022-06-22

如何提升招标文件编制质量

网新源建设有限公司 崔智雄 李媛 焦思维 赵文国

 

 [摘要]招标文件编制质量很大程度上影响着招标采购活动实施效率及效果,本文通过对招标来购工作经验的总结归纳,梳理出影响招标文件编制质量的主要因素,提出有针对性的解决措施。

 [关键词]招标文件;编制质量

 

 招标投标是应用技术、经济的方法和市场竞争机制,组织开展的一种公开、公正和择优的成交方式。其不仅能节约成本,也能预防和减少腐败的发生。招标文件作为投标人编制投标文件的重要依据,直接影响若招投标结果和合同履行水平。

 招标文件编制存在的问题及成因

 招标文件编制质量不高可能导致多种问题的发生,如投标阶段产生大量的招标文件澄清,评标阶段导致项目暂停或者流标,合同谈判阶段造成合同谈判失败、无法签约等。通过对近年来多个批次的招标文件澄清、评标工作经验进行归纳梳理,笔者总结出导致招标文件编制质量不高的主要原因:

 1.对招标活动最新政策规定掌握不充分。近年来随着“放管服”改革推进,招投标及工程建设领域相关制度规定不断更新。由于对政策变化不熟悉导致的资质要求设置不合理、招标文件编制不完善情况频发。

 2.招标文件编制信息化程度不高。商务文件通过手工编制,在大量的复制、粘贴、填写、修改过程中,极易发生由人为失误导致招标文件编写错误的情况,因此商务文件编制准确率和效率难以提升。

 3.招标文件复核机制不完善。对招标文件必要的澄清修改需在投标截止时间至少15日前发出,若前期不进行招标文件复核,往往发现问题时已经超过澄清修改时间,文件编制错误无法得到及时处理,甚至会导致项目评标失败。

 提升招标文件编制质量的措施

 1.紧跟国家政策导向,关注工程建设等领域的管理规定变化。根据近5年国务院陆续颁发的关于取消和下放批行政许 可事项的决定,我们搜集整理了各类资质证书最新图片,修订《专用资格设定参考手册》及《专用资格设定参考手册》

 图文版。收集梳理每批审查工作中遇到的资质设置合理化修改建议,滚动更新公司(集中采购统一策略库),保证招标文件设置的投标人资格业绩要求语言描述更加清晰、准确,避免出现由于文字表述模糊或者不准确造成的歧义。

 专用资格要求的实时更新,有效避免了由于招标人专用资格设置不合理导致的招标项目暂停、购买招标文件不足3家等情况的发生。采取这一措施后,招标阶段未出现由于资质业绩设置不合理导致项目暂停情况发生。

 2.编制审查工作清单,明确审查要点。依据《招标投标法》、工程建设等领域行业规定以及公司招标采购活动管理办法,总结招标采购文件审查工作经验,制作《文件审查大纲》《文件审查记录表》表单。大纲分为文件整体性、批次计划汇总表内容、合同款、技术规范、报价文件五个板块,专家在进行审查时可对照大纲内容逐条确认,并将问题内容及修改建议记录在《文件审查记录表》中,表单内容如表1、表2所示。

 招标采购文件审查清单,涵盖了文件审查工作中需注意的审查要点,内容全面详尽。通过对照审查清单对招标采购文件进行逐项检查,保障招标采购文件编制质量,有效减少招标阶段的澄清数量。

 3.通过提高标准化水平,为信息化建设提供有力保障。对不同采购方式的商务文件模板进行梳理,针对不同类型招标项目分别设置标准格式模板,固化商务文件模板中招标编号、项目名称、踏勘情况、分包情况、代理服务费收取情况、是否框架采购、中标的限制、权重、商务技术评分标准9个标准字段。贯通审查与招标文件编制平台,依托目前招标文件审查使用的ERP系统,开发商务文件自动生成模块,从系统中直接获取审查后的标准字段信息,实现“范本自动抓取”“信息自动导入”的一键生成商务文件功能。

商务文件实现自动编制后,文件编制效率大大提升。2021年第二批为全年项目数量最多的批次,共有265个项目,若采用手工编制商务文件,每个项目商务文件编制时间约10分钟,编制完成约需44.17小时。而通过商务文件自动生成模块,仅用15分钟便可实现265个商务文件的全部生成。经复核,商务文件关键信息正确率100%。

 4.增设招标文件复核机制,梳理招标文件的易错易漏点,按类型分步骤形成招标文件“体检单”,如表3所示。体检内容主要包括最高投标限价、分值权重、评分细则、*号条款、中标限制、资质业绩情况等内容。招标文件编制完成后,项目经理对照招标文件“体检单”对所负责项目的招标文件逐项自检,并对结果签字确认。

 经统计,2021年常规批次的招标项目存在问题文件数量占比情况如图1所示。

 下一步,将从以下两个方面着手,对提升招标文件编制质量进行不断优化。一方面,持续提升招标采购标准化建设,推行招标采购项目标准化分标,审查阶段将同一分标项目使用的资质、权重、评分标准、技术文件范本等内容进行固化设置,逐步减少招标文件内容的手动编制,降低招标文件错误发生率,提高招标采购效率。另一方面,采取线上线下双渠道模式,基于微信公众号平台与供应商见面会等形式,畅通供应商意见和建议反馈渠道,征集供应商对招标文件的意见和建议,多角度全方位了解招标文件编制过程中存在的问题,针对投标人关注的典型问题制定整改方案,不断提升招标文件质量。

 结语

 本文通过近年来多个批次招标文件澄清以及招评标工作经验,总结提出影响招标文件编制质量的主要原因,并提出了专用资格要求设置实时更新、审查工作清单编制、商务文件自动生成、招标文件增设复核机制四个解决措施,以期达到招标文件编制正确、信息完整、内容统一的目标。

 

参考文献:

  [1]张玫,潘志忠招标文件编制中存在的问题及对策研究[J].价值工程,2020.3907):96--97.

  [2]张武,王亚玲.浅谈招标文件编制要点与质量控制[J].招标采购管理,2020.(12):31-33.

  [3]吴大伟.用高质量服务做好招标代理工作[J].中国招标,2021,(08):84-85.